¿Qué es Excel, para qué sirve y cómo funciona?

Es normal que estemos comentando con bastante frecuencia sobre Excel ya que en la actualidad, es una de las herramientas informáticas más usadas en cualquier oficina. Pero, observemos por qué es tan habitual y por que pertenece a los programas más usados en la actualidad.

Excel es un programa creado por Microsoft y forma parte a la suite de Office que además tiene dentro programas como Word, PowerPoint, etc.

¿Qué es Excel?

Excel es una hoja de cálculo que nos facilita manejar algunos excel tipos de datos numéricos y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas. Pero ¿qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar registros, esto se utilizaba bastante antes de que aparecieran las PCs. Las documentos XLS en programas informáticos se dieron a conocer desde la década de 1960 y fueron desarrolladas para emular las hojas de trabajo contables, que se utilizaba en ese entonces y de esa forma automatizaban el trabajo contable.

Historia de Excel

En el año 1982, Microsoft saca el producto Multiplan unas de las primeras documentos XLS con el que incursiona en el mercado, para hacerle rivalidad a VisiCalc de la compañía VisiCorp, que fue el primer programa informático de documentos XLS para computadores personales.

Más allá de que Multiplan podía ejecutarse en numerosas PCs, el papel de cálculo Lotus 1-2-3 que fue muy habitual en los 80s seguía vendiendo muchísimo más que Multiplan y se posicionaba de manera rápida como una de las documentos XLS más usadas. Para el año 1985 Microsoft deja a un lado su producto Multiplan y empieza a trabajar con la edición principal de Excel.

Esa edición principal de Excel solo trabaja con Macintosh, pero dos años luego, en 1987 se hace la publicación de la segunda versión de Excel. Microsoft lanza Excel 2.0, que podía ejecutarse en la interfaz de Windows y desde ese instante, el papel de cálculo de Excel empezó su desarrollo y popularidad hasta transformarse en el papel de cálculo más usada en el planeta.

¿Para qué sirve Excel?

Por medio de los adelantos que tuvo Microsoft Excel, hoy tenemos la posibilidad de utilizar esta utilidad para un sinfín de cosas, tanto en el tema personal, profesional, de esta forma como dentro de algún compañía, que es donde observamos, que más se usa o aplica la utilización de esta utilidad.

Excel se distingue de los otros programas ofimáticos porque nos facilita ordenar datos en filas y columnas, y al ingresar datos numéricos y alfanuméricos en las documentos XLS de Excel, tenemos la posibilidad de hacer cálculos aritméticos básicos o utilizar funcionalidades matemáticas de más grande dificultad y usar funcionalidades de estadísticas o funcionalidades de tipo lógica en Excel.

El papel de cálculo de Excel nos posibilita mayormente, trabajar con información que tengamos la posibilidad investigar, crear reportes por medio de utilidades de gráficos y las tablas fluidas.

Características de Excel: Hojas de cálculo

Una de las propiedad primordiales de Excel, es que en su pantalla primordial se expone una matriz de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas, así se le otorga forma a una celda, que fundamentalmente es la intersección de una columna y una fila.

La celda tiene una dirección exclusiva, conformada por una letra para detectar la columna y un número que nos facilita detectar la fila donde tenemos la posibilidad de estar haciendo un trabajo. Entre otras cosas, la celda señalada en la siguiente imagen tiene una dirección o nombre de A1

En cada celda tenemos la posibilidad de entrar datos numéricos o alfanuméricos, como ya lo habíamos dicho antes. Una forma simple de detectar si un apunte es numérico o es un texto, es validando en la celda el tipo de apunte que ingresamos. Por lo general los datos tipo texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha.

Así, Excel admite que tipo de apunte nos encontramos entrando en una celda, si es numérico o es un apunte alfanumérico.

Operaciones aritméticas en Excel

Con Excel tenemos la posibilidad de hacer operaciones aritméticas sencillos como por ejemplo: agregar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/). Para hacer cálculos aritméticos en Excel, solo debemos poner un (=) o el signo (+) al inicio de la celda, seguido de la fórmula que queremos realizar.

• Sumar =2+4+8
• Restar =9-6-3
• Multiplicar +3000*33
• Dividir +9000/33

En Excel tenemos la posibilidad de escribir fórmulas muy enormes o según lo que necesitemos, solo debemos respetar el límite de letras y números por celda que es de 32,767 en las ediciones de Excel últimos.

Además, algo de gran ayuda que tenemos la posibilidad de llevar a cabo en el papel de cálculo al instante de escribir fórmulas, es referenciar celdas para utilizar sus valores dentro de la operación aritmética que estemos llevando a cabo.

Fórmulas y funcionalidades en Excel

Para sacarle el más alto beneficio a Excel tenemos la posibilidad de hacer cálculos más avanzados usando las funcionalidades de Excel, las cuales nos asisten a llevar a cabo cálculos sobre nuestros apuntes numéricos o alfanuméricos. Al hacer funcionalidades con nuestros apuntes en Excel, la fórmula se va a comportar como si fuera un asistente nuestro, debido a que nos irá detallando los pasos a hacer dentro de la funcionalidad, para entregarnos el resultado acertado.

Entre otras cosas, al realizar la funcionalidad Promedio se nos enseña un ayudador que sugiere los pasos o datos que tienen que ir dentro de la fórmula.

Al señalarle los datos numéricos para esta situación, nos va a devolver el promedio de los valores que hayamos ingresado, como lo tenemos la posibilidad de ver en la siguiente imagen.

Las funcionalidades de Excel las tenemos la posibilidad de categorizar según su ocupación y en varias de esas categorías, logramos hallar a las funcionalidades de búsqueda y referencia, las funcionalidades lógicas, las funcionalidades de texto, las funcionalidades de fecha y hora, por ejemplo que iremos comentando durante nuestro elementos.

Si deseas comprender todas las funcionalidades de Excel accesibles, puedes clickear en la pestaña Fórmulas y se van a exponer todas las funcionalidades que tenemos la posibilidad de utilizar en el papel de cálculo. La siguiente imagen nos enseña algunas de las funcionalidades de la categoría de funcionalidades lógicas que tenemos la posibilidad de realizar en el Excel.

Si deseas comprender las primordiales fórmulas de Excel que tienes que controlar para ser más productivo en tu trabajo, haz clic en el link.

Gráficos en Excel

Una de las causas destacables de por que Excel se encuentra dentro de las apps más populares en el planeta, es por la aptitud de hacer gráficos con base en los datos.

Al usar gráficos, tenemos la posibilidad de crear nuestros propios reportes con una mejor interpretación y sentido de nuestros apuntes. Entre otras cosas, tenemos la posibilidad de hacer una gráfica para validar las ventas en el transcurso de un tiempo de tiempo y comprender de forma visual qué productos se han vendido más y cuáles tienen menor rotación.

Si deseas estudiar más sobre los gráficos en Excel puedes averiguar nuestro artículo de cómo llevar a cabo gráficos en Excel con barras de movimiento y ofrecerte un concepto de las distintas opciones que tienes para hacer gráficos de Excel. Además, además puedes observar los distintos gráficos que puedes hacer en Excel dando clic en la pestaña Insertar y inmediatamente vas a encontrar todos los tipos de gráficos en Excel que puedes usar en el papel de cálculo.

Los tipos de gráficos accesibles en Excel son los siguientes:

• Columnas
• Líneas
• Circular
• Barras
• Áreas
• XY Dispersión
• Cotizaciones
• Superficie
• Radial
• Cuadro combinado

Datos tabulares Excel

El Excel además nos facilita ordenar los datos de forma tabular. La cantidad considerable de celdas que conforman una hoja del libro de Excel nos posibilita trabajar los datos así.

Por este motivo, Excel nos da una cantidad enorme de utilidades para ofrecerle formato a los datos que ingresemos a el papel de Excel. Por lo cual, al instante de trabajar con datos en Excel es viable que necesitemos ofrecerle formato de tabla de Excel, o necesitemos utilizar alguna clase de formato condicional o sencillamente ofrecerle un estilo a el papel o celda, según sea la situación.

Al trabajar con datos tabulares en Excel, tenemos la posibilidad de ordenarlos de forma simple, filtrar la información, llevar a cabo búsquedas o usar utilidades destacadas para investigar la información o los datos que hemos ingresado a el papel de cálculo.

Versiones de Excel

Recurrentemente logramos hallar que Microsoft Excel estuvo mejorando y progresando la edición de Excel o de su suite office. Las últimas ediciones que tuvo el Office Excel son: Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, Excel 2019.

Cada versión viene progresando la aplicación y añadiéndole novedosas funciones que aceptan sacarle su más alto beneficio.

Si tienes ganas de saber como validar que version de Excel tienes, solo tienes que abrir Excel y en la venta “Splash” tenemos la posibilidad de ver la edición de nuestra aplicación de Excel. Además puedes consultarlo, oprimiendo la tecla F1 que va a abrir la ventana de asistencia y donde tenemos la posibilidad de detectar la edición de Excel para la cual se nos está exponiendo la asistencia al oprimir F1

Las 3P´s del exámen de datos: Complementos de Excel

Carga, modela y visualiza información: Las habilidades que tiene la utilidad de Excel son muchas, inclusive puedes llevar tus entendimientos de Excel a otro nivel con los complementos de Power Query, Power Pivot y Power Bi para añadir valor desde el exámen de la información.

Con estos complementos podrás averiguar información desde algún fuente, extraerla, transformarla y cargarla en Excel. De esta forma, tendrás la posibilidad de tomar esa información y crear modelos con relaciones entre tablas, para después analizarla por medio de tablas fluidas, gráficos en Excel o Power BI, donde va a tener la oportunidad de comunicar sus dashboard con otros individuos.

¿Por qué estudiar Excel?

Excel se encuentra dentro de las utilidad más usada en el tema laboral, debido a que nos posibilita varios procesos administrativos. Y no solo eso, además nos facilita llevar a cabo tareas en muy corto tiempo, hacer de manera automática tareas repetitivas y evadir fallos que en ocasiones nos tienen la posibilidad de costar enormes cantidades de dinero.

Las habilidades de Excel y sus múltiples funciones la hacen una utilidad muy versátil, que tenemos la posibilidad de usar para: Contabilidad, conducir inventarios y administrar depósito, filtrar, elegir, buscar enormes volúmenes de información o datos, calcular plazos y periodos, investigar información, contrastar información, conectarlo con fuentes ajenas, entre varios otros tipos de uso.

Por este motivo y más allá de la profesión a la que te dediques, es seguro de que en algún instante, vas a tener la necesidad de usar Excel. En la actualidad, comprender Excel se encuentra dentro de las capacidades más pedidas por las compañias y esto puedes comprobarlo por ti mismo, intentando encontrar en las bolsas o agencias de aprobación de empleo que tenemos a nuestra disposición en Internet.

En este momento que ya conoces qué es Excel y estás decidido (a) en estudiar a usar esta fabulosa utilidad, te invitamos a averiguar nuestro Curso de Excel, que te va a ayudar a estudiar la utilización de el papel de cálculo, desde lo fundamental hasta transformarte en un usuario adelantado de Excel

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